Serviço:
Autoria do texto: equipe PIBID, Subprojeto
História.
Relações públicas e secretariado de
Novembro: Ana Cristina Alves e Poliana
Alves.
Revisão textual: Maria Cristina Evangelista.
A
organização do Encontro Nacional das Irmandades de Nossa Senhora do Rosário dos
Pretos na cidade de Goiás, foi dividida as funções para o melhor
desempenho das atividades. Estas constituíam em secretaria e financeiro; espaço
físico; avaliação e monitoria; transporte e alojamento e divulgação e
cerimonial.
No que se refere se à secretaria do
evento. Houve por parte da secretaria a criação de um formulário online com
intuito de receber as inscrições do evento. Todas as inscrições foram
acompanhadas pela secretaria, a cada confirmação de pagamento, era
enviado para o inscrito a confirmação da inscrição. aos que não
realizaram o pagamento foram enviadas mensagens pedindo a efetuação do pagamento para incentivar a confirmação da inscrição. outros pagaram no dia anterior ao início do evento .
Assim, 134 pessoas responderam o
formulário, dentre monitores, palestrantes, ouvintes e integrantes da comissão de organização. Logo, a divisão
por categoria é a que se segue: 15 comunicadores. Somente dois dos comunicadores
que efetuaram o pagamento não puderam estar presentes. Finalizadas as 13
comunicações, os respectivos certificados foram enviados para os e-mail dos
autores. Já referente a organização 9 realizaram a inscrição, 7 palestrantes
preencheram o formulário (dos 15 convidados), 24 monitores (14 são do curso de
História da UEG Campus Cora Coralina) e participaram do evento 5
cerimonialistas e 5 coordenadores de mesa, apenas dois realizaram inscrição. Também realizaram a inscrição 92 ouvintes,
destes apenas 03 correspondem a estudantes do curso de História do campus
(sendo 62 pagantes). A maioria dos pagantes
compareceram ao evento. Os certificados para ouvintes serão enviados via e-mail até abril
de 2018.
O credenciamento apresentou alguns problemas, devido ao atraso dos monitores no início do credenciamento prejudicando o andamento das assinaturas, devido a falta de monitores específicos para cada
função foi necessário que os organizadores auxiliassem para que não tivesse mais
prejuízo. Para os próximos eventos é necessário atentarmos para o horário de chegada dos monitores, é preciso que os mesmos estejam no local das atividades 30 minutos antes do horário previsto para o inicio do evento, organizando todo o material do credenciamento com antecedência. É necessário que as funções estejam previamente definidas para que as atividades
específicas de cada monitor sejam desempenhada eficiência.
Foi detectado a necessidade de redução do número
de monitores para o próximo evento, otimizando a atividades para cada um, isso
resultará em uma economia financeira e melhora na comunicação consequentemente isso terá retorno positivo para o evento.
Outro ponto que deve ser solucionado no próximo evento é solicitar aos
palestrantes o material que será utilizado com antecedência, para que no
momento da palestra não ocorra imprevistos com os materiais necessários.
Mesmo diante das dificuldades enfrentadas no
credenciamento e ausência de alguns grupos de congadas o evento se caracterizou
de forma positiva. Logo, esta avaliação é possível devido às respostas
coletadas referentes aos sujeitos que compareceram no evento. A aplicação do
formulário de avaliação do evento, possibilita assim uma compreensão da visão
dos ouvintes que apresentam tanto os pontos positivos quanto negativos do
evento a partir da sua perspectiva. Dessa forma, possibilitando a comissão
organizadora obter uma noção dos pontos que necessitam serem revistos para
as próximas edições do evento. Uma grande quantidade de respondentes
apontaram que a organização do evento foi ótima, pois os organizadores e
monitores a todo momento buscavam estar auxiliando tanto os palestrantes como
ouvintes, em tudo que eles necessitavam.
No que diz respeito ao financeiro do evento.
Este apresentou a arrecadação de (340,00) reais referentes as inscrições
efetuadas durante o evento que totalizaram 17 e 45 inscrições, ou seja,
1.420,00 reais que compreendem a arrecadação obtida com as inscrições realizar
online, com o devido preenchimento do formulário desenvolvido para o evento e o
envio do comprovante do pagamento (identificado) desta para o e-mail da
secretaria: sec.rosario2017@gmail.com antes que o evento
fosse iniciado. Destas 134 inscrições realizadas apenas 62 efetuaram o
pagamento. No entanto, é necessário realizar uma ressalva, em virtude deste
número compreender as inscrições também de modalidades isentas do pagamento da
mesma (Comissão organizadora, monitores, palestrante, cerimonialistas e convidados).
Neste sentido, o evento totalizou a arrecadação de 1. 760,00 reais
mediante as inscrições no evento. Já no que se trata ao dinheiro gasto com as
demandas do evento foram R$ 7.373,53 que dizem respeito aos almoços e lanches
fornecidos aos membros da comissão organizadora e monitores; impressões e
cópias (listas de credenciamento e frequência e outros necessários ao evento);
almoço para três palestrantes; alimentação e hospedagem dos palestrantes (Mosteiro da Anunciação); lanche para os presentes; transporte de alguns grupos (financiado
pelo Ponto de Cultura) e compra de presentes para homenagem a Carlos Rodrigues
Brandão ( autor homenageado do evento) e demais demandas apresentadas para a
execução do evento. Diante disso, houve uma entrada de recursos muito inferior
ao exigido para suprir os gastos com o evento.
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